Wat elf jaar geleden begon als een kleinschalig initiatief in het Twentse Lattrop, is uitgegroeid tot een jaarlijks festival dat duizenden bezoekers uit de regio trekt. Dit jaar viert Popcorn festival zijn tiende editie. Door de coronapandemie moest het festival één jaar overslaan, waardoor dit ondanks elf jaar de jubileumeditie is. Met artiesten als DJ Paul Elstak, Jung Felix en Mara Julia belooft het een feestelijke editie te worden. Achter de schermen zorgt een enthousiaste groep vrijwilligers ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld.
Vrijwilligers met een gezamenlijk doel
Freke Vollenbroek (26) maakt sinds 2018 deel uit van het bestuur van Popcorn festival. Naast haar dagelijkse werk zet zij zich samen met ruim tien bestuursleden en tientallen vrijwilligers in voor de organisatie van het festival.
"Het is mooi om te zien dat we als klein dorp zo'n evenement kunnen neerzetten. Inmiddels ontvangen we op zaterdag ruim 2.000 bezoekers en organiseren we sinds een aantal jaar ook een tweede festivaldag op zondag."
Iedereen binnen het bestuur brengt zijn eigen kennis en ervaring mee, maar werkt vanuit hetzelfde doel: een toegankelijk festival organiseren waar het hele dorp trots op kan zijn.
Verzekeren is meer dan een formaliteit
Een festivalterrein midden tussen de maïsvelden brengt de nodige risico's met zich mee. Op het terrein staan podia, licht- en geluidsinstallaties en gehuurde materialen met een aanzienlijke waarde. Daarnaast zijn de vrijwilligers verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers, leveranciers en elkaar.
"Als je alles bij elkaar optelt, staat er ontzettend veel materiaal op het terrein. Mocht er iets gebeuren, dan wil je gewoon dat alles goed geregeld is."
Ook als er onverhoopt iets gebeurt met een bezoeker of vrijwilliger, wil je kunnen vertrouwen op een goede verzekering. Juist daarom besteden wij ieder jaar bewust aandacht aan de verzekeringen voordat de opbouw van het festival begint.
Ieder jaar opnieuw de puntjes op de i
Rond maart begint voor Freke de voorbereiding op een nieuw festivalseizoen. Een van de eerste stappen is samen met Koopman de verzekeringen opnieuw doornemen.
"We beginnen ieder jaar met een check. Kloppen de data? Zijn er wijzigingen? Hebben we nieuwe onderdelen toegevoegd? Daarna wordt alles eigenlijk heel snel geregeld."
Omdat de basis inmiddels staat, verloopt het proces ieder jaar efficiënt. Nieuwe plannen, zoals een promotieauto of aanvullende activiteiten, kunnen eenvoudig worden meegenomen.
Gewoon even bellen of mailen
Wat Freke vooral waardeert in de samenwerking met Koopman, is de laagdrempeligheid.
"Het is gewoon heel gemakkelijk. Even een mailtje of een telefoontje en het wordt geregeld."
Juist omdat het festival volledig door vrijwilligers wordt georganiseerd, is tijd kostbaar.
"We doen dit allemaal naast ons werk. Dan is het prettig dat je niet overal achteraan hoeft. Je reageert even en vervolgens weet je dat het wordt opgepakt."
Dichtbij voelt vertrouwd
Hoewel je tegenwoordig online eenvoudig een verzekering kunt afsluiten, kiest Popcorn festival bewust voor een lokale adviseur.
Op momenten waarop snel geschakeld moet worden, geeft persoonlijk contact vertrouwen.
Het is persoonlijk, dichtbij en als er iets is, kun je gewoon bellen.
— Freke Vollenbroek
Advies aan andere organisatoren
Voor Freke is de boodschap duidelijk.
"Als je een evenement organiseert, wil je dat alles goed geregeld is. Dan is het fijn als je iemand hebt die met je meedenkt en bereikbaar is wanneer je hem nodig hebt."
Met een goede voorbereiding en de juiste ondersteuning kunnen de vrijwilligers zich tijdens het festival richten op waar het uiteindelijk om draait: bezoekers een onvergetelijk festival bezorgen.
Bij Koopman geloven we dat een goed evenement begint met zekerheid. Daarom denken we graag mee met organisatoren, groot of klein. Zodat jij je kunt richten op de bezoekers en wij op de risico's. Wij zijn er.
